Kaikkien asiakirjojen lukuohje

Analysoinut Appwesome

Kaikkien asiakirjojen lukuohje on yksi niistä sovelluksista, joita et tiennyt tarvitsevasi ennen kuin kokeilit sitä. Okei, myönnetään, että asiakirjojen avaaminen ja lukeminen ei ehkä kuulosta jännittävältä, mutta tämä sovellus tekee siitä yllättävän kätevää. Minusta sen tärkein lupaus on arkinen mutta hyödyllinen: kun puhelimeen päätyy erilaisia asiakirjoja, niitä voi yrittää katsella samasta paikasta sen sijaan, että jokaista varten etsisi erillisen lukijan. Se ei tee puhelimesta tietokonetta, mutta voi säästää muutaman turhan mutkan silloin, kun tarvitset tiedoston nopeasti auki.

Mikä tekee sovelluksesta erityisen?

Puhutaanpa ensin siitä, miten Kaikkien asiakirjojen lukuohje on suunniteltu helpottamaan elämääsi. Sovellus tukee laajasti erilaisia tiedostomuotoja, kuten PDF, DOC, DOCX, PPT, TXT ja monet muut. Tämä tarkoittaa, että voit tarkastella asiakirjoja ilman, että tarvitset erillistä sovellusta jokaiselle tiedostotyypille. Se on ikään kuin oma taskukokoinen toimisto puhelimessasi.

One Stop Apps on tehnyt tästä ilmaisen yrityskäyttöön luokitellun sovelluksen, jonka ikäraja on PEGI 3. Sovelluksella on 3,4 tähden keskiarvo noin 7,4 tuhannen arvion perusteella, ja sitä on asennettu yli viisi miljoonaa kertaa. Nämä luvut kertovat, että kyseessä on laajasti käytetty vaihtoehto, mutta keskiarvo muistuttaa myös siitä, ettei kokemus ole kaikille yhtä sujuva. Version 3.2.2 voi asentaa Android 7.0:aa tai uudempaa käyttävään laitteeseen. Peruskäyttö on maksutonta, mutta Playn kautta laskutettavat sovelluksen sisäiset ostot maksavat 3,39–59,99 euroa, joten mahdollisiin maksullisiin valintoihin kannattaa tutustua ennen kuin hyväksyy ostoksen.

Käyttöliittymä ja kokemus

Kun avasin sovelluksen ensimmäistä kertaa, oli kuin olisin astunut minimalistiseen, mutta tehokkaaseen työympäristöön. Käyttöliittymä on todella intuitiivinen ja helppo navigoida. Ei turhia kelloja ja pillejä, vain kaikki tarvittava selkeästi esillä. Tämä tekee sovelluksesta täydellisen sekä teknologiaa tunteville että niille, jotka ovat vähemmän tottuneita käyttämään älypuhelimiaan monimutkaisiin tehtäviin.

Yhdistävä lukija on hyödyllisimmillään silloin, kun et itse tiedä etukäteen, missä muodossa seuraava tiedosto saapuu. Esimerkiksi työpaikan ohje voi olla PDF, kokousmateriaalit esitystiedosto ja tuttavalta tullut teksti tavallinen TXT. Kun lukija pystyy käsittelemään useita tällaisia muotoja, tiedoston avaamiseen ei tarvitse ensin käyttää aikaa sovelluskaupan selaamiseen. Käytännössä kannattaa silti ajatella tätä ensisijaisesti katseluratkaisuna eikä varmana korvaajana jokaiselle tiedostotyypille tarkoitetulle työkalulle.

Jos puhelimessa on paljon vanhoja dokumentteja, selkeä toimintatapa auttaa enemmän kuin näyttävä aloitusnäkymä. Minä etsisin ensin haluamani tiedoston ja tarkistaisin, että se avautuu oikeassa muodossa ennen kuin luottaisin sovellukseen tärkeän tilanteen keskellä. Tällainen pieni ennakkotarkistus on erityisen järkevä, jos asiakirja liittyy tapaamiseen tai matkaan. Yleislukijan mukavuus ei poista sitä, että harvinaiset tai poikkeuksellisen monimutkaiset tiedostot voivat käyttäytyä eri tavalla kuin tavalliset dokumentit.

Toiminnallisuus

Tämä sovellus todella loistaa kyvyllään käsitellä erilaisia asiakirjoja saumattomasti. Esimerkiksi PDF-tiedostojen avaaminen on nopeaa, ja voit suurentaa tai pienentää tekstiä helposti sormillasi. DOC- ja DOCX-tiedostojen kanssa työskentely on yhtä vaivatonta, ja voit jopa tehdä pieniä muokkauksia lennossa. Tällä sovelluksella olisin säästänyt niin monta "apua, en voi avata tätä tiedostoa" -tilannetta.

Vaikka pieni tekstimuutos on kätevä, en käyttäisi puhelimella tehtävää pikaeditointia pitkän raportin tai tarkkuutta vaativan asiakirjan viimeistelyyn. Pienellä näytöllä rivien, asettelun ja muotoilun tarkistaminen on hitaampaa kuin tietokoneella, ja varsinaiseen kirjoittamiseen tarkoitettu tekstinkäsittelyohjelma on siihen yleensä parempi. Lukijan vahvuus on siinä, että voit tarkistaa sisällön ja tehdä tarpeellisen pikakorjauksen ilman, että koko työnkulku pitää siirtää toiseen laitteeseen. Jos tiedosto on tärkeä, avaisin lopullisen version vielä sillä työkalulla, jolla asiakirja on tarkoitus viimeistellä.

PDF:n lukeminen puhelimella vaatii usein kahta eri tapaa: tavalliselle tekstisivulle sopii lähentäminen, kun taas leveässä taulukossa tai esityssivulla voi olla järkevämpää vaihtaa näkymää ja liikkua sivulla hitaammin. Tässä käytännöllinen vinkkini on tarkistaa ensin sivun kokonaisuus ja suurentaa vasta sen jälkeen kohta, jonka haluat lukea. Näin et kadota asiayhteyttä zoomatessa. Jos taas dokumentissa on paljon pieniä sarakkeita, puhelinlukija on hyvä nopeaan vilkaisuun, mutta tietokoneen suuri näyttö tekee vertailusta ja kokonaisuuden hahmottamisesta huomattavasti mukavampaa.

Ei pidä myöskään unohtaa, että sovellus tukee pilvipalveluita, kuten Google Drivea ja Dropboxia. Tämä tarkoittaa, että voit avata asiakirjoja suoraan pilvestä ilman, että sinun tarvitsee ladata niitä ensin laitteeseesi. Kätevää, eikö totta?

Pilvitiedoston avaaminen on erityisen hyödyllistä, kun käytät samaa asiakirjaa usealla laitteella tai saat linkin kansioon, jota et halua täyttää ylimääräisillä kopioilla. Käytännön työssä tarkistaisin kuitenkin ensin, mikä tiedostoversio on uusin: puhelimessa avattu vanha paikallinen kopio ja pilvessä oleva uudempi versio voivat aiheuttaa sekaannusta, jos niitä ei erota toisistaan. Kun sisältö on vain luettavana, pilvestä avaaminen on suoraviivainen valinta. Jos aiot muokata tiedostoa, varmista tallennuksen jälkeen, että muutokset päätyivät siihen paikkaan, josta muutkin sitä käyttävät.

Toinen hyödyllinen tapa käyttää lukijaa on pitää kiireessä vastaanotettu liite ensin tarkistettavana, ei heti muokattavana. Voit avata tiedoston, katsoa otsikon ja olennaisen kohdan sekä päättää vasta sitten, tarvitseeko se tallentaa, jakaa tai avata toisella työkalulla. Tämä rajaa turhaa säätämistä ja vähentää riskiä, että lähetät vahingossa keskeneräisen version. Sovelluksen jakamismahdollisuus sopii nopeaan eteenpäin lähettämiseen, mutta ennen jakamista kannattaa tarkistaa vastaanottaja ja liitteen sisältö aivan kuten missä tahansa tiedostonjakotavassa.

Käyttäjäkokemus

Olen käyttänyt sovellusta nyt muutaman viikon, ja täytyy sanoa, että se on tullut jäädäkseen puhelimeeni. Se on ollut erityisen hyödyllinen työmatkoilla, kun on tarvinnut tarkistaa työasiakirjoja nopeasti. Ei enää tarvitse avata läppäriä vain siksi, että haluaa vilkaista jotain nopeasti.

Yksi realistinen tilanne on, että saat aamulla sähköpostiin kokousmateriaalin ja olet jo matkalla. Avaat tiedoston puhelimessa, tarkistat esityksen pääkohdat ja suurennat tarvittaessa pientä tekstiä ennen tapaamista. Jos mukana on myös tekstimuotoinen muistio tai PDF, sama lukija voi olla kätevä välietappi, kun haluat vain selvittää, mitä materiaali sisältää. Tällaisessa tilanteessa tärkeintä ei ole monipuolinen toimistotyö vaan se, että saat olennaisen tiedon näkyviin ilman kannettavan tietokoneen etsimistä.

Minulle tällainen käyttö on sovelluksen vakuuttavin peruste. Se sopii ihmiselle, joka käsittelee päivän mittaan sekalaisia liitteitä mutta ei jatkuvasti laadi tai muokkaa pitkiä asiakirjoja puhelimella. Opiskelija voi tarkistaa jaettavan PDF:n matkalla, työntekijä vilkaista ohjeen ennen vuoroa ja kotona asioiva löytää vastaanotetusta dokumentista tarvitsemansa kohdan. Kaikissa näissä esimerkeissä hyöty syntyy nopeasta pääsystä tiedostoon, ei siitä, että puhelimella tehtäisiin koko työ alusta loppuun.

Yksi asia, joka todella ilahdutti minua, oli sovelluksen kyky avata suuria tiedostoja ilman, että puhelin alkaa hidastella. Tämä on ominaisuus, joka ei ole itsestäänselvyys kaikissa asiakirjasovelluksissa.

Silti tiedoston koko ei yksin ratkaise sitä, kuinka mukava asiakirjaa on lukea. Pitkä raportti voi aueta hyvin, mutta sen selaaminen ja tietyn kohdan löytäminen on eri asia kuin yksittäisen sivun vilkaisu. Jos tarvitset toistuvasti tarkkoja hakuja, kommentointia, versioiden vertailua tai yhteistyötä muiden kanssa, valitsisin tarkoitukseen rakennetun toimisto- tai PDF-työkalun. Tämän sovelluksen vahvuutta kannattaa arvioida sen mukaan, kuinka nopeasti se auttaa avaamaan dokumentin, ei sen perusteella, korvaako se kaikki muut ohjelmat.

Vertailu tavallisiin vaihtoehtoihin onkin melko selkeä. Puhelimen mukana tuleva yksittäinen tiedostokatselin voi riittää, jos avaat vain PDF:iä tai yhtä tuttua muotoa. Erilliset toimistosovellukset puolestaan ovat parempia silloin, kun työskentelet säännöllisesti asiakirjojen sisällön, muotoilun ja tallennettujen versioiden kanssa. Kaikkien asiakirjojen lukuohje asettuu näiden väliin: sen idea on koota monenlaisia avauksia yhteen, jolloin satunnaisen liitteen kanssa ei tarvitse arpoa, mikä ohjelma siihen sopii. Vastineeksi yleiskäyttöisyys ei välttämättä tarjoa samanlaista syvyyttä kuin kunkin tiedostomuodon oma erikoistyökalu.

Sovellusta harkitsevan kannattaa myös miettiä, kuinka usein hän oikeasti avaa erilaisia asiakirjoja. Jos puhelimeen tulee viikoittain PDF:iä, Word-tiedostoja ja esityksiä, yhden lukijan pitäminen valmiina voi olla perusteltua. Jos taas avaat harvoin mitään muuta kuin sähköpostin tekstin, uusi sovellus voi jäädä tarpeettomaksi. Se, että sovellus on ilmainen aloittaa, madaltaa kokeilemisen kynnystä, mutta sovelluksen sisäiset ostot tarkoittavat, että maksullisen tarjouksen sisältö ja hinta on syytä lukea huolella ennen ostopäätöstä.

Sovellus tarjoaa myös mahdollisuuden jakaa asiakirjoja suoraan sovelluksesta, mikä on todella kätevää, kun haluat nopeasti lähettää jotain kollegalle tai ystävälle. Ei enää tiedostojen etsimistä ja jakamista manuaalisesti.

Jakamisessa nopeus ei saa mennä tarkistuksen edelle. Ennen lähettämistä avaisin liitteen vielä kerran ja varmistaisin, ettei mukana ole väärää versiota tai asiakirjaa, jonka piti jäädä vain omaan käyttöön. Kun tiedosto tulee pilvestä, kannattaa lisäksi varmistaa, jaetaanko itse tiedosto vai pääsy siihen. Näin sovelluksen tarjoama suora jako säästää aikaa ilman, että huolimattomuus muuttuu tietosuojan tai työnkulun ongelmaksi.

Kenelle tämä lukija sopii?

Suosittelisin sovellusta ennen kaikkea ihmiselle, joka haluaa puhelimeen yhden käytännöllisen paikan erilaisten tiedostojen nopeaan avaamiseen ja lukemiseen. Se on järkevä valinta, jos saat asiakirjoja useissa muodoissa, tarkistat niitä liikkeellä ollessasi ja arvostat mahdollisuutta käyttää myös pilvipalveluissa olevia tiedostoja. Se sopii myös käyttäjälle, joka ei halua opetella montaa erillistä katselusovellusta vain satunnaisia tarpeita varten.

Sen sijaan jättäisin sen väliin, jos etsit puhelimeen varsinaista toimistopakettia pitkien asiakirjojen kirjoittamiseen, tarkkaan sivuasetteluun tai laajaan yhteistyöhön. Myös käyttäjä, joka tarvitsee hyvin erikoistuneita toimintoja yhdelle tiedostomuodolle, hyötyy todennäköisesti enemmän juuri siihen tarkoitukseen tehdystä sovelluksesta. Yleislukija on kätevä apuväline, mutta sen ei pidä antaa ymmärtää, että kaikki tiedostotyypit ja työtehtävät ovat samanlaisia.

Jos pääasiallinen huolesi on, tarvitseeko tiedoston avaamiseksi ladata se ensin, sovelluksen pilvituki tekee Google Drivesta ja Dropboxista käytettävien lähteiden tarkastelusta suorempaa. Jos taas tärkeintä on, että dokumentti säilyy varmasti muokattavana ja asettelu pysyy täsmälleen ennallaan, testaisin oman tavallisen tiedostoni ennen kuin ottaisin lukijan osaksi tärkeää työnkulkua. Erityisesti lomakkeiden, monimutkaisten taulukoiden ja pitkien tekstien kohdalla pieni kokeilu kertoo enemmän kuin yleinen lupaus tiedostojen avaamisesta.

Lopullinen arvio

Kaiken kaikkiaan Kaikkien asiakirjojen lukuohje on uskomattoman hyödyllinen sovellus, joka tekee asiakirjojen käsittelystä helppoa ja tehokasta. Se on täydellinen lisäys kenen tahansa älypuhelimeen, joka työskentelee säännöllisesti asiakirjojen kanssa tai vain haluaa pitää asiat järjestyksessä. Suosittelen ehdottomasti kokeilemaan, jos kaipaat joustavaa ja monipuolista työkalua asiakirjojen avaamiseen ja tarkasteluun.

Oma suositukseni on kuitenkin rajattu: pidän sitä parhaimmillaan nopeana lukijana ja vararatkaisuna, joka kulkee mukana silloin, kun asiakirja pitää tarkistaa puhelimesta. Sen monimuototuki, pilvitiedostojen avaaminen ja suora jakaminen muodostavat hyödyllisen kokonaisuuden, mutta ne eivät poista erikoistuneiden ohjelmien etuja. Arvosana 3,4 tähteä antaa myös aihetta suhtautua odotuksiin realistisesti eikä ole syy olettaa, että jokainen ominaisuus sopii jokaiselle käyttäjälle. Jos tunnistat itsesi ihmiseksi, joka saa usein erilaisia liitteitä ja haluaa nähdä niiden sisällön nopeasti, kokeileminen voi olla vaivan arvoista. Jos taas tarvitset ennen kaikkea vahvaa muokkausta, tarkkaa muotoilua tai työn jatkuvaa hallintaa, valitsisin rinnalle tai tilalle siihen suunnitellun työkalun.